Designa en släktbok med Microsoft Word

Efter att jag publicerade mitt inlägg Första släktboken färdig! den 18 april så har jag bland annat via e-post och Facebook fått en del frågor vilka inställningar i Microsoft Word jag har använt. Det är frågor om allt från marginaler, speglad utskrift och så vidare, så därför tänkte jag dela med mig av det jag brukar göra när jag ska skapa en bok i Word. Detta är grundläggande funktioner i Word som är bra att känna till innan man börjar arbeta med bokens innehåll.

Men vänta lite, varför Word? Det finns ju Indesign och en massa andra program att välja på, varför inte något från OpenSource-världen där vi har OpenOffice och Scribus? Jag brukar rekommendera de som frågar att använda det program de känner till och har en licens för. En del förespråkar Indesign, Adobes layoutprogram vilket innehåller många fina funktioner. Men detta program köper man inte, utan abonnerar på för 240 kronor i månaden, vilket i längden blir dyrt om man vill ha ständig tillgång till programmet. Då kan gratisalternativet Scribus vara intressant att kika på. Själv har jag under alla år arbetat uteslutande i Word, och känner att det täcker mina behov. Word ingår i Microsoft Office där Home-versionen kostar runt 1400 kronor. Allt fler företag investerar dessutom i Office 365, och då har varje användare möjlighet att installera Office på fem valfria enheter, varför inte installera en av dessa fem licenser på din hemdator? Men låt oss nu börja kika på lite användbara funktioner i Microsoft Word.

1. Bokens storlek

Det allra första beslutet som man ska ta tycker jag är hur stor boken ska vara (bredd och höjd) innan du börjar fylla på med text och bilder. Du har ofta många olika storlekar på böcker att välja på hos tryckeriet, allt från småformat till A4.

I Word går du in på menyflik Layout och väljer Storlek > Flera pappersstorlekar. Här står det som standard inställt på A4 (21 x 29,7 cm). Ställ om till önskad storlek, men tänk på att det måste vara en storlek som finns valbar hos det tryckeri du ska trycka boken hos.

2. Speglad utskrift

Nästa beslut bör vara om man ska ha speglad utskrift, alltså om man tar hänsyn till att det är höger och vänstersidor i boken. Ska man ha samma marginal runt om sidan så spelar detta ingen roll, men vill man ha olika marginalstorlek så ska man använda så kallad speglad utskrift. Detta gör du genom att välja menyflik Layout och sedan Marginaler > Speglad utskrift.

3. Marginaler

För att ställa in marginalerna går du in på menyflik Layout och väljer Marginaler > Anpassade marginaler… (finns längst ner, se bild ovan). Har man en till formatet mindre bok så kanske man får vara sparsam med det utrymme som marginalerna tar, medan om man har ett större format kan kosta på sig lite bredare marginaler. Breda marginaler ger ofta ett lite luftigare intryck. Min egen bok var 17×22 cm, och därför tyckte jag att nedanstående mått var lagom för min bok. Men som med allt annat, experimentera och testa dig fram för vad du själv tycker ser bra ut.

4. Kolumner

Ska man ha en kolumn eller flera? I en till formatet mindre bok passar det bäst med bara en kolumn medan i en större bok kan man kosta på sig att ha flera kolumner. Tänk på att du kan variera dig, även på en och samma sida kan man ha flera olika antal kolumner:

Själv brukar jag skriva texten först, och sedan markera det textstycke som jag vill ha i flera kolumner. Därefter under menyflik Layout så väljer man Kolumner > Fler spalter…

I dialogrutan Kolumner anger du sedan antal spalter antingen genom att skriva in antalet (se markerad ruta nedan) eller genom att klicka på ikonen En, Två eller Tre kolumner högst upp. Se till att Använd i: är angiven som Markerad text, annars finns risken att du ställer om hela dokumentet.

5. Typsnitt

Det finns en uppsjö med typsnitt att välja på när man skriver en bok. Det är bara att googla på internet och ladda ner de typsnitt som man tycker ser trevliga ut och som passar bra till den layout som man har i sin bok. Själv har jag valt Trajan Pro och Palatino Linotype.

Gör också så att du väljer ut några bra kandidater och sedan skriver ut dessa på papper med samma text och jämför, för typsnitt ser alltid lite annorlunda ut vid utskrift. Ha inte med för många olika typsnitt i en och samma bok, välj ett typsnitt för rubriker, ett för flödestext, möjligen en för bildtext, och eventuellt ett för fristående citat-text.

6. Sidhuvud/sidfot

Sidhuvud och sidfot är det område allra överst respektive längst ner på varje sida. Detta kommer du åt genom att dubbelklicka högst upp i dokumentet, du kommer då se en streckad linje med en liten grå etikett som säger Sidhuvud. Den text du skriver här kommer att visas på samtliga sidor i boken. Du kan även ställa hur nära papprets kant du vill att texten ska ligga (se inramning nedan). För att stänga sidhuvudet dubbelklickar du på sidan nedanför själva sidhuvudet.

7. Infoga källreferens (fotnot)

Om du vill ta med källreferenser i din släktbok (vilket jag rekommenderar) så kan man använda fotnots-funktionen i Word. Ställ markören där du vill infoga fotnotsnumret och från menyflik Referenser klicka på knappen Infoga fotnot.

Nu dyker en fotnot upp på sidans nedre del där du kan skriva in källreferensen. Nackdelen med detta sätt är att om det är många källreferenser på en och samma sida kan fotnötterna ta upp en stor del av sidans utrymme. Personligen väljer jag istället att samla mina källreferenser efter varje avsnitt i boken och infoga egna referensnummer genom att skriva numret, markera det och sedan trycka på CTRL och tangent + för att få upphöjd text.

Avslutningsvis…

Det här var några av de mest grundläggande funktionerna i Word som jag anser man bör göra/fundera på innan man påbörjar det roliga arbetet – med att lägga till text och bilder. Självklart finns det flera andra bra funktioner i Word att kunna när man skriver släktböcker, och om intresse finns så återkommer jag gärna med fler tips.